Материалы вебинара

Если скрываете данные о военнообязанных, игнорируете повестки и отказываетесь содействовать мобилизации, компанию оштрафуют до 500 000 рублей за каждое нарушение. За некоторые ошибки накажут и ответственного за воинский учет работника, а не руководителя организации. Прокуратура использует данные цифрового Реестра воинского учета и подключается к контролю работодателей военкоматами.

Даем инструкцию для самостоятельного аудита воинского учета в организации, которая поможет исправить ошибки и пройти проверку без штрафов. Готовый чек-лист и перечень ошибок, из-за которых работодатели получают самые серьезные претензии от военкоматов и прокуратуры, помогут подготовить документы к проверке.

Для вашего удобства документы по воинскому учету, которые запросят проверяющие, мы разделили на блоки. Переходите по меню в интересующий блок, чтобы проверить документы компании.

Ответьте на вопросы нашего интерактивного помощника. Он поможет подготовиться к проверке по воинскому учету в зависимости от того, проверяли ли компанию ранее или нет.

Используйте чек-лист, чтобы быстро проверить документы по воинскому учету и защитить компанию от штрафов. Отметьте выполненные пункты, чтобы гарантированно пройти проверку военкомата или прокуратуры.

Организация воинского учета в компании

Проверьте документы по воинскому учету, которые мы перечислили ниже. Без них прокуратура установит, что воинский учет в компании не ведут.

Приказ об организации воинского учета — это главный документ, с которого начинается воинский учет в организации. Проверьте, назначили ли приказом ответственного сотрудника и согласовали ли документ с военкоматом. В тексте приказа нужно указать лицо, которое будет замещать основного ответственного работника во время его отпуска, болезни или командировки.

Если в компании на учете стоит менее 500 человек, заниматься этим может один сотрудник по совместительству. Если больше — требуется выделенный специалист или целый отдел. Приказ в обязательном порядке нужно согласовать с военкоматом по месту регистрации компании. На вашем бланке должна стоять отметка, которая подтверждает, что ведомство утвердило документ.

План работы по воинскому учету — это обязательный ежегодный документ организации, который детально расписывает мероприятия по учету сотрудников на год вперед. У вас должен быть утвержденный и согласованный с военкоматом план на текущий год. Документ оформляют в виде таблицы со сроками и отметками о выполнении. План нужно утвердить у руководителя и согласовать с военкоматом.

Убедитесь, что в плане закрепили пятидневный срок для отправки данных в военкомат о приеме, увольнении сотрудников или изменении их личных данных. Кроме того, в план нужно включить пункт о своевременном оповещении работников о повестках и фиксации отказов от получения, если в компанию поступит бумажная повестка. Электронные повестки приходят только самим работникам в их личные кабинеты на Госуслугах.

В документе обязательно укажите дату ежегодной сверки карточек формы № 10 с данными территориального военкомата.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма № 10) — это основной документ персонального учета, который работодатель обязан заводить на каждого военнообязанного сотрудника и призывника. Карточки можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде. Однако если вы ведете их в программе, например, 1С, для проверки военкомата их нужно распечатать.

Картотеку разделите на группы:

• Офицеры запаса.
• Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
• Военнообязанные женщины.
• Призывники – мужчины до 30 лет, не пребывающие в запасе.
• Граждане с мобилизационными предписаниями, если есть.

Записи о семейном положении, образовании, месте жительства и должности работника оперативно обновляйте. Любое изменение — повод направить сведения в военкомат в течение пяти дней.

Убирайте карточки уволенных сотрудников из общей картотеки. Храните их отдельно, а по истечении установленного срока, обычно 3 года, — уничтожайте по акту.

Журнал проверок воинского учета — это официальный документ, который обязательно должен быть в каждой компании. Его заводит сама организация, но заполняют инспекторы военкомата или представители органов местного самоуправления во время проверок. Если журнала в компании не окажется на момент визита проверяющих, это зафиксируют как нарушение правил воинского учета.

Журнал нужно пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, при наличии. Руководитель компании должен подписать журнал на обратной стороне.

Если компанию уже ранее проверяли, убедитесь, что в графе «Отметка об устранении недостатков» стоят подписи вашего руководителя и даты выполнения предписаний. Если прошлые замечания вовремя не устранили — это прямой путь к крупному штрафу.

Документ нужно хранить непосредственно у ответственного за воинский учет. Сотрудник должен предъявить журнал проверяющим незамедлительно.

Номенклатура дел по воинскому учету — это обязательный перечень папок (дел), которые вы должны вести. У каждого дела должен быть уникальный индекс, заголовок и строго определенный срок хранения. Правильно сформированная номенклатура — это первое, на что смотрит инспектор военкомата, когда проверяет систему хранения документов.

Документацию по воинскому учету нужно распределить по отдельным папкам. Включать эти документы в общие кадровые папки, например, подшивать к личным делам, категорически запрещено.